Dagens datum:

•••••

Att tänka på när man skall arrangera evenemang

Publicerad: 20/9, 2023

Vad skall man tänka på när man skall arrangera ett evenemang? Det kan till exempel vara ett öppet hus, invigning eller att fira ett jubileum. Den kreativa delen som att designa upplevelsen med mat och dryck, ljud och ljus samt vilka som skall hålla tal och om man skall ha någon form av underhållning är naturligtvis av största vikt. Skapa en struktur för evenemanget som kan bygga spänning och höjer deltagarnas förväntningar. Det kan också vara en poäng att till att det finns en tydlig röd tråd genom hela evenemanget.

Men det finns en hel del som kan kan gå mindre bra om ni inte har en en bra struktur för planering och strategi. Jag har själv arbetat under många år med både större och mindre arrangemang så här kommer mitt förslag till en logisk punktlista som beskriver de viktiga stegen i processen:

Steg 1: Definiera syftet och målen

Klarlägg varför du arrangerar evenemanget och vad du vill uppnå. Är det för att marknadsföra ett företag, fira ett jubileum eller något annat syfte?

Steg 2: Identifiera målgrupper

Definiera de olika målgrupperna du vill nå, inklusive kunder, samarbetspartners, intressenter och anhöriga. Förstå deras behov och intressen.

Steg 3: Budget och finansiering

Upprätta en realistisk budget som täcker kostnaderna för evenemanget. Överväg olika finansieringsalternativ, inklusive sponsorer och biljettförsäljning om det är relevant.
Ett smart sätt att arrangera är s.k. "joint venture”, där två eller flera företag går samman för att samarbeta med kostnader, inbjudningar och aktiviteter.

Steg 4: Bestäm datum och plats

Välj en lämplig datum och tidpunkt för evenemanget som passar din målgrupp. Sätt också en lämplig plats, och se till att den är tillgänglig och har nödvändig utrustning. Skicka en "save-the-date" (STD) inbjudan till nyckelpersoner.
Handlar det om att ni vill hålla en utbildning eller kursverksamhet är mitt absoluta råd att se till att ni har i alla fall några redan innan som ni vet vill delta.
Jag har genom åren sett alltför många som har fått ställa in evenemang genom åren p.g.a. bristande intresse!

Steg 5: Skapa ett evenemangsprogram

Utforma ett detaljerat program som inkluderar tidpunkter för talare, aktiviteter, presentationer och eventuella specialmoment. Anpassa programmet efter målgruppernas intressen och tänk till på både logistik och dramaturgi.
Tal, tävlingar, tipsrundor, mat, dyck och underhållning. Bara fantasin och naturligtvis budget som sätter begränsningar.

Steg 6: Marknadsföring och kommunikation

Skapa en marknadsföringsstrategi som inkluderar hemsida, sociala medier, e-postmarknadsföring, affischering, och andra kanaler. Använd visuella medel och lockande budskap för att locka deltagare.
Uppföljning av inbjudningar ger en mycket stor effekt. Genom telefonuppföljning kan ni enkelt fördubbla antalet besökare om ni muntligen påminner dem som fått inbjudan.

Steg 7: Anmälan, registrering och biljetthantering

OSA krävs alltid. Många missar att tala om i inbjudan att man får ta med sig medarbetare eller anhörig vilket skapar både osäkerhet och därmed även lägre besöksantal. Om det krävs, implementera ett system för registrering och biljettförsäljning. Detta kan underlätta planering och ge en uppfattning om det förväntade deltagarantalet.

Steg 8: Logistik och infrastruktur

Planera för all nödvändig infrastruktur, inklusive ljud- och ljussystem, möblering, skyltning, och säkerhetsåtgärder. Se till att allt är i ordning på platsen.

Steg 9: Personal och volontärer

Rekrytera personal och volontärer som kan hjälpa till med evenemangets genomförande. Ge dem tydliga uppgifter och instruktioner. Definiera tydligt vilka personer eller team som ansvarar för olika uppgifter och när dessa uppgifter ska utföras.

Steg 10: Dokumentera evenemanget

Anlita en professionell fotograf och skribent, eller utse någon i teamet, för att dokumentera evenemanget i foto och text. Detta gör det möjligt att bevara minnen och använda materialet för framtida marknadsföring, rapporter och kommunikation med intressenter. Säkerställ att viktiga ögonblick och deltagarinteraktioner fångas på bild och att du skapar en sammanfattande text eller rapport om evenemanget. Detta kan t.o.m. vara av intresse för media och nyhetstjänster samt inte minst på er egen hemsida förstås. I den mån det är möjligt så är det alltid ett stort värde av att ta en gruppbild. I alla fall av arrangörerna innan evenemanget startar och vid de tillfällen då det medges på alla deltagare.

Steg 11: Gästvänlighet och upplevelse

Skapa en positiv och minnesvärd upplevelse för deltagarna. Tänk på detaljer som välkomstdrinkar, mat och dryck, skyltning, och tillgänglighet.

Steg 12: Utvärdering och uppföljning

Efter evenemanget, utvärdera resultatet mot de ursprungliga målen. Samla feedback från deltagarna och analysera vad som fungerade bra och vad som kan förbättras till framtida evenemang.

Steg 13: Tacka deltagare och intressenter

Visa uppskattning genom att tacka alla som deltog och stödde evenemanget. Detta kan stärka relationer och skapa goodwill inför framtiden.

Att arrangera ett lyckat evenemang kräver tid, planering och engagemang. Genom att noggrant följa dessa steg kan du maximera din möjlighet att attrahera besökare från olika målgrupper och uppnå dina mål med evenemanget.

Steg 14: Skapa en tradition?

Om möjligt, överväg att skapa en tradition genom att arrangera evenemanget regelbundet, antingen årligen eller med jämna mellanrum. Detta kan skapa förväntan och lojalitet bland deltagare och intressenter, vilket stärker ert varumärke och relation med målgrupperna på lång sikt. Planera för att göra varje upprepning av evenemanget bättre och mer minnesvärd än föregående år för att hålla intresset levande.

Vill ni ha fler tips och råd om hur ni kan försäkra er om ett lyckat arrangemang eller kanske dokumentation av er nästa tillställning så tveka inte att höra av er.

Joe Formgren
Kommunikationsstrateg och publicist
070-679 79 00
www.formgren.com

Kommentarer

Skriv en ny kommentar

Svar till ×

Inga kommentarer än...
Bli först att kommentera detta innehåll!

Skriv en ny kommentar

Om cookies

Enligt lagen om elektronisk kommunikation, som trädde i kraft den 25 juli 2003, ska alla som besöker en webbplats med cookies få information om att webbplatsen innehåller cookies, vad dessa används till och hur cookies kan undvikas. Vår webbplats är skapad med publiceringssystemet Yodo, och använder sig av så kallade "tillfälliga cookies" eller "session-cookies" som lagras tillfälligt och försvinner när du stänger ned din webbläsare.

Ifall du loggar in till vår webbplats, så används även så kallade "varaktiga cookies", som sparas på din dator i upp till trettio dagar, eller tills dess att du själv raderar dem. En varaktig cookie används också för att komma ihåg ifall du valt att stänga den ruta som informerar om att cookies används på webbplatsen.

Cookies används dels för att optimera webbplatsens funktion och anpassa den efter dina önskemål, dels för att kunna analysera statistik så att vi kan göra webbplatsen bättre för dig som besökare och kund. Webbplatsens funktionalitet är dock ofta, till viss del, beroende av tillfälliga cookies (exempelvis för att du ska kunna lägga artiklar i varukorgen, genomföra köp, för att du ska kunna hålla dig inloggad, eller för att förhindra spam i kontaktformulär).

Om du vill undvika cookies kan du konfigurera din webbläsare så att cookiefilerna inte laddas ner i din dator. Tillfälliga cookies är, som ovan framgått, dock nödvändiga för att navigera på vår webbplats.

Den data som lagras i våra cookies används endast för att rent tekniskt kunna möjliggöra användandet av våra tjänster. Vi sparar ingen personlig information i cookies på besökarens dator.

Utöver våra egna cookies så kan förstapartscookies från Google Analytics 4 (i enlighet med rådande GDPR-lagar) förekomma. Detta för att spara besöksstatistik, i syfte att kunna optimera vår webbplats och närvaro på nätet.

Ja eller Nej till cookies?

Du kan själv acceptera att ta emot cookies eller inte. Webbläsare som Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome och Opera tar emot cookies automatiskt, men du kan ändra dina personliga inställningar så att du inte accepterar Cookies. Om du väljer att stänga av möjligheten att ta emot cookies så kommer många webbplatser inte kunna ses eller utnyttjas maximalt.

Hur stoppar jag cookies?

Din webbläsare ger dig möjlighet att blockera cookies. Olika webbläsare och versioner av webbläsare fungerar på olika sätt, och kan skija sig åt i hur man ändrar dessa inställningar. Nedan finns länkar till instruktioner för några av de vanligaste webbläsarna:

Har du vidare funderingar kring hur cookies används på vår webbplats, vänligen kontakta oss!

Stäng

Denna webbplats använder cookies
Vi använder endast cookies i enlighet med rådande GDPR-lagstiftning för funktion och bästa möjliga upplevelse för den här webbplatsen.
Du behöver godkänna detta som besökare - Läs mer här »

Acceptera alla Endast nödvändiga