Canon om förändringar på framtidens arbetsplatser

Publicerad: 30/8, 2021 av Presstjänst

Samtidigt som vi sitter och funderar på vad all denna förändring och splittring innebär för våra kontors framtid, arbetssätt och livet som vi känner till det, pratas det mycket om att ”återgå till arbetet”. I de flesta fall har medarbetare kunnat arbeta och det har visat sig att det i större skala inte har varit nödvändigt att göra det från ett kontor. Det är teknik som har hållit företag flytande i dessa kristider. Vad innebär då det för företagens framtid och kommer arbete på kontor att försvinna helt?

Det är faktiskt inte så sannolikt. Debatten som har pågått i ungefär ett årtionde har handlat om ifall konceptet kontor tillhörde ett föråldrat, utdöende system, men var det någonsin verklighet?
– På kort sikt finns det vissa svårigheter med att få medarbetare att samarbeta samtidigt som de fysiskt befinner sig på olika platser. Men vi ser att vi nu på lång sikt har en möjlighet att omdefiniera våra arbetsplatser tack vare insikterna vi har fått från att lyssna på och observera våra medarbetare under den här tiden, säger Johan Maioli, account manager på Canon i Gävle. Så även om kontorsytorna krymper en del på sikt och man endast träffar några dagar i veckan så hjälper vi på Canon Business Center mer än gärna att effektivisera arbetet med hjälp av Canons breda sortiment av dokument- och utskriftslösningar, på plats och i molnet.

Att erbjuda en modern arbetsplats
Företagsledare funderar de på vilket utrymme de realistiskt sett behöver för den närmsta framtiden. Tidiga indikationer visar att samtidigt som färre fysiska fastigheter är ett enkelt sätt att spara in på kostnaderna gör nödvändigheten av social distansering och en ny trend med mindre trånga utrymmen att vissa företag överväger att öka det kontorsutrymme de har till sitt förfogande. Det kan ske på traditionellt vis eller genom att lägga till andra typer av utrymmen för distansarbete för att underlätta samarbetsfrämjande arbete med fokus på välbefinnande.

Det är även viktigt att tänka på arbete hemifrån. Den emotionella påverkan av den påtvingade situationen är väldokumenterad, men vi har även sett att en del av de stressfaktorer som medarbetarna upplever på kontoret har minskat i den här miljön. Faktum är att en stark majoritet av medarbetarna har sagt att flexibiliteten med att arbeta hemifrån har gjort dem mer produktiva i sitt arbete samtidigt som de har skapat en bättre balans i arbetslivet.

Med det sagt är det inte den perfekta situationen för alla, då många fortfarande uppger att de saknar gemenskapen att arbeta med andra. Kort sagt är det mycket svårare att lära sig från sina medarbetare, umgås avslappnat och ha informellt, kreativt samarbete på distans2. Det handlar även om de små men avgörande bekvämligheterna, som att ha tillgång till en skrivare3. Trots att dessa är några av de viktiga drivkrafterna för medarbetare som vill återgå till ett kontor är det ändå sannolikt att de föredrar att göra det med andra villkor än tidigare. Strax efter oron kring hälsa och renlighet kommer rädslan att förlora den nyvunna flexibiliteten och balansen i arbetslivet4. Nu när arbetsstyrkorna sträcker sig över fyra generationer är det värt att överväga en lösning som tillåter anpassning efter preferenser och syfte.

Nu är det perfekta tillfället att börja fundera på hur du kan överbrygga klyftan mellan hemmakontor och traditionella kontor för att skapa miljöer med medarbetarna i åtanke. Någonstans där dina medarbetare gärna tillbringar tid utan att känna någon press eller formalitet av hur saker och ting fungerade förr. Fundera på hur du kan åstadkomma interaktiva utrymmen för att främja samarbete och kreativitet. Tänk inte bara ”arbetsplats”, tänk ”anpassat utrymme för goda prestationer”.

Teknik går hand i hand med förändring
Digital transformtion har ökat flexibiliteten jämfört med hur medarbetare arbetade innan pandemin, då varje stor förändring i arbetssättet var i linje med den pågående tekniska utvecklingen. Nu ser vi hur det öppnar upp för en helt ny värld av möjligheter vad gäller var medarbetare arbetar och nya sätt att arbeta på som vi kanske inte hade förutsett. Det handlar inte längre om att komma till jobbet, arbeta, åka hem och upprepa det mönstret.

Viktiga tekniska revolutioner som videosamtal och samarbete i molnet hade redan börjat rucka på traditionella arbetsmiljöer, vilket innebar att distansarbete var en möjlig lösning för många företag. Nu påverkar vårt sätt att leva allt mer hur vi vill arbeta. Vi kan alltså förvänta oss att saker och ting kommer att tas ett steg längre eftersom nya innovationer går hand i hand med att skapa arbetsplatser som speglar ett mer livsstilsbaserat tillvägagångssätt6.

Vi kommer att kunna se utrymmen som delas upp i områden utformade efter syfte. Ibland kanske du behöver en tyst plats där du kan sitta och fokusera – det kan leda till att tysta zoner där telefoner och samtal inte är tillåtna införs. Eller till och med särskilda ”koncentrationsbås”. Ibland kanske du vill ha en informell samarbetssession – gå in i utrymmen med massor av hjärnstimulerande leksaker och teknik och digitala whiteboardtavlor inbyggda i stolar och bord. Ibland vill du kanske bara prata avslappnat med en kollega – kommer det att leda till fler hotelliknande miljöer?

Det här är bara toppen av ett isberg. Innovatörerna inom detta tittar på allt från AR och holografiska upplevelser till virtuella arbetsplatser i samlokaliserade kontorsbyggnader. Vi kan förvänta oss att se AI-säkerhetsvakter och appstyrda mötesrum. Smarta sensorer som använder data i realtid för att optimera uppvärmning och belysning, inte bara för att spara in på kostnaderna utan även för anpassning till enskilda användes behov. Tjänster med inbyggd röst- och ansiktsigenkänning, kroppsnära enheter med stämningssensorer. Facebook har till och med undersökt möjligheten att skapa en hyperrealistisk kontorsmiljö med virtuell verklighet, där medarbetare skulle interagera som avatarer med hjälp av VR-headset7.

När du undersöker möjligheterna som tekniska möjligheter erbjuder på arbetsplatsen upptäcker du hur de på ett positivt sätt kan påverka och kombinera viktiga verksamhetsområden som produktivitet, hållbarhet, kostnadseffektivitet, nöjda anställda och välbefinnande.

Men vi måste komma ihåg att en investering i teknik på arbetsplatsen kräver en tydlig strategi, det är inte bara att byta från det du har nu till ett digitalt ramverk.

Hur går vi vidare härifrån?
För många av oss är en superdigitaliserad, högteknologisk miljö nog inte något som är aktuellt inom den närmsta framtiden. Det utesluter däremot inte att ett samarbetsfrämjande tillvägagångssätt med goda prestationsmöjligheter är inom räckhåll. Precis som digital transformation är det en resa att anpassa dina arbetsmetoder. Tack vare pågående framsteg inom molnet är det en kostnadseffektiv, skalbar och flexibel verklighet att kunna lösgöra information från att vara ett platsbaserat problem och att ha en blandning av fjärr-, hubb- och kontorsbaserat arbete. Det är dessutom ett av de bästa sätten för att framtidssäkra verksamheter om vi i framtiden fortsätter att uppleva händelser på global nivå som stör våra företagsklimat. Ju mer utrymme du skapar för anpassning, desto mer sannolikt är det att du kan blomstra, vad som än händer.

För mer information kontakta
Johan Maioli
Account Manager
johan.maioli@canon.se
0739-203 802
https://www.canonbusinesscenter.se/center/canon-business-center-gavle